Preencher um documento do Excel usando listas suspensas pode acelerar e simplificar significativamente o trabalho com tabelas. As listas suspensas são úteis ao trabalhar com dados persistentes ou que mudam com pouca frequência. Basta criar um conjunto de dados uma vez, para que o posterior preenchimento do documento seja feito quase automaticamente.
Método 1. Lista suspensa rápida
A maneira mais rápida de criar uma lista suspensa no Excel é usando a função Selecionar na lista suspensa no menu de contexto da célula. Seu princípio de operação se assemelha ao preenchimento automático usual do Excel.
Primeiro, você precisa inserir uma lista de categorias da lista futura na coluna, uma por uma, sem pular as células vazias. Na próxima célula, você precisa definir o cursor e chamar o menu de contexto clicando no campo "Selecionar na lista suspensa". É ainda mais fácil chamar o menu suspenso pressionando as teclas "Alt" + "Seta para baixo".
Este método é adequado apenas para dados inseridos estritamente em uma coluna e sem pular células.
Método 2. Universal
Uma maneira mais versátil de criar uma lista suspensa no Excel exigirá mais manipulação, mas ao mesmo tempo permite que você resolva problemas mais complexos.
Primeiro, você precisa selecionar um intervalo com uma lista de categorias da lista futura. A próxima sequência de ações depende da versão do programa.
No Excel 2007 e superior, no campo "Fórmulas", clique em "Gerenciador de Nomes" - "Criar". Na caixa de diálogo que se abre, deve-se inserir um nome, levando em consideração que deve começar com uma letra e não ter espaços. Após completar a entrada, você deve clicar em "OK".
Você pode fazer isso ainda mais fácil - depois de selecionar um intervalo, a alteração do nome fica disponível no campo correspondente localizado à esquerda da linha de função, onde o endereço da célula geralmente é indicado. Depois de inserir o nome do intervalo, certifique-se de pressionar "Enter".
Em versões anteriores do Excel até 2003, você deve selecionar "Inserir", clicar em "Nome" e selecionar "Atribuir". A sequência posterior permanece inalterada.
Agora você precisa selecionar o intervalo de células ao qual a lista criada pertencerá. Para isso, é selecionada uma área de células, abre-se a aba "Dados", na qual deve-se selecionar a função "Validação de dados". Na caixa de diálogo aberta, na guia "Parâmetros", no campo "Tipo de dados", defina "Lista". No campo "Fonte" que aparece, clique em "=" e digite o nome da lista criada. Ao clicar em "OK", as células do intervalo selecionado, ao clicar nelas, adquirem um menu suspenso.
Este método de criação de uma lista suspensa no Excel é bom para categorias que são fixas em termos de número de categorias com a capacidade realizada de alterar seus nomes.
