Uma nomenclatura de caso é uma lista numerada de títulos de caso que são arquivados dentro de uma organização. De acordo com esse documento, estão sendo realizados todos os trabalhos de documentação do empreendimento. Reflete o tempo de armazenamento de documentos específicos e qual departamento é responsável por qual documentação.
Necessário
- - conhecimento do trabalho de escritório;
- - uma lista típica de documentos com períodos de armazenamento.
Instruções
Passo 1
Decidir sobre o desenvolvimento da nomenclatura, isso deve ser feito através do pedido da organização. Nele, indique quem deve fazer a nomenclatura, sob cuja liderança e em que prazo. A seguir, esclareça o escopo do item. Para criar uma nomenclatura individual, você pode usar uma aproximada, ela pode ser compilada para grupos de organizações que fazem parte do mesmo sistema. Considere a estrutura da sua organização ao redigir este documento.
Passo 2
Selecione o esquema de classificação com base no qual a nomenclatura será construída. Depende da estrutura da empresa. Se for estável o suficiente, escolha um diagrama de blocos da nomenclatura. Se ele muda com frequência, escolha um esquema de produção funcional. No primeiro caso, as seções da nomenclatura corresponderão aos nomes das divisões estruturais da empresa. A sequência de sua localização deve ser semelhante à da mesa de equipe. No segundo caso, use as funções ou direções de atividades da organização como seções na elaboração da nomenclatura dos negócios da empresa.
etapa 3
Formule os títulos dos casos. O título deve ser claro, conciso e divulgar a estrutura principal e o conteúdo dos documentos do caso. Incluir também nele o esclarecimento do conteúdo do processo, informações sobre a autenticidade e cópias dos documentos. Não use palavras introdutórias, frases complexas e palavras não específicas nos cabeçalhos.
Passo 4
Ao compilar uma lista de títulos, utilize os seguintes sinais: nominal (tipo de documento), autor, correspondente, cronológico (época de criação), questão-assunto, geográfico.
Etapa 5
Determine os períodos de retenção para os casos; para isso, use uma lista padrão de documentos de gerenciamento. Conclua o desenho da nomenclatura, o texto em si deverá ser semelhante a uma tabela, coloque o carimbo de aprovação na página de rosto.
