A questão da necessidade de criar um arquivo eletrônico na empresa torna-se cada vez mais urgente. E não é por acaso, porque a introdução de novas tecnologias de informação não só garante a segurança e fiabilidade dos documentos, como também reduz o tempo da sua procura, permitindo também, se necessário, vários colaboradores acederem aos mesmos dados ao mesmo tempo.
Instruções
Passo 1
A criação de um arquivo de documentos eletrônicos inclui várias etapas. Inicialmente, adquira e instale o software licenciado no equipamento de informática da empresa.
Passo 2
Prepare documentos, ou seja, organize-os, identifique-os de acordo com a estrutura de circulação de documentos existente na sua organização. Em particular, neste estágio, eles precisarão ser registrados, classificados por prazo de validade e os grampos e grampos removidos das folhas não costuradas.
etapa 3
A próxima etapa é digitalizar ou escanear documentos. É realizado em equipamentos técnicos que suportam exatamente o tipo e formato do documento que se utiliza nesta organização. Nesta fase, verifique a qualidade da reprodução dos documentos, se necessário, digitalize novamente.
Passo 4
Em seguida, é a etapa de conversão (conversão) de documentos em um formato que atenda ao conceito de seus padrões de armazenamento e produção e, em seguida - a etapa de indexação, ou seja, “Atribuição” de palavras-chave a cada documento para posterior busca das informações necessárias ou criação de uma base de dados full-text.
Etapa 5
Ao finalizar o trabalho de criação de um arquivo eletrônico, definir as configurações (direito de acesso, direito de alterar documentos) e treinar o pessoal da organização.
